مديريت بر مبناي هدف و عملكرد (mbo)
دوشنبه ۲ ارديبهشت ۱۳۹۲
مديريت بر مبناي هدف و عملكرد
Management by Objective and Performance
مديريت بر مبناي هدف، يك نظام مديريتي فراگير است كه كوشش‌هاي كليدي مديران را به شيوه‌اي منطقي يكپارچه ميكند و به گونه‌اي آگاهانه براي دستيابي اثربخش و كارآمد به هدف‌هاي فردي و سازماني جهت‌گيري شده است.به رغم استفاده گسترده از مديريت بر مبناي هدف، هنوز اتفاق نظر بر سر معناي آن وجود ندارد. عده‌اي آن را يك وسيله ارزشيابي، برخي، شيوه‌اي انگيزشي و برخي، مديريت بر مبناي هدف را ابزار برنامه‌ريزي و نظارت می‌دانند.
فرایند
مديريت بر مبناي هدف، به مجموعه‌اي از رويه‌هاي رسمي يا نسبتا رسمي اطلاق ميشود، كه با تعيين هدف، شروع و دامنه آن تا مرز بررسي عملكردها كشيده ميشود. مديران و زیردستان باهم همكاري ميكنند، تا هدف‌هاي مشترك را تعيين نمايند. مسئوليت هر شخص به صورتي دقيق، بر حسب نتايج قابل سنجش(هدف)، تعيين ميشود، كه زيردستان به هنگام برنامه‌ريزي كارهاي خود، بايد آنها را به كار بندند يا رعايت كنند. مديران رده پايين و مقامات ارشد سازمان، بايد پيشرفت امور را كنترل كنند. ارزيابي عملكرد به وسيله هر دو گروه، رئيس و مرئوس انجام ميگردد و چند مدت يكبار، يعني به صورت منظم، امور انجام‌شده مورد بررسي قرار ميگيرد.
مديريت و برنامه‌ريزي بر مبناي هدف، براي تركيب اهداف فردي و سازماني به كار ميرود و براين عقيده استوار است كه مشاركت توام رئيس و کارکنان در تبديل اهداف كلي به اهداف فردي، تأثير مثبتي بر عملكرد كاركنان دارد. فكر اصلي اين نظام، اين است كه تدوين و پذيرش طرفيني تمامي اهداف، تعهد قوي‌تري را در كاركنان ايجاد ميكند؛ تا اينكه سرپرست، يك جانبه هدف‌گذاري كرده، آنها را به زيردستان تحميل كند.
مراحل
مراحل برنامه‌ريزي بر اساس هدف و نتيجه عبارتند از:
1- تعيين رسالت و ماموريت ها
2- تعيين نتايج مورد انتظار
3- تعريف شاخص هاي ارزيابي
4- تعريف هدف هاي عملياتي
5- تنظيم برنامه هاي عملياتي
6- طراحي سيستم كنترل عمليات
اركان
1. تعهد به اجراي برنامه: در هر سطحي از سازمان مديران متعهد ميشوند تا هدف هاي سازماني و شخصي را كه در اجراي مديريت بر مبناي هدف تعيين شدهاند، تامين نمايند. مديران با زيردستان تشكيل جلسه ميدهند تا هدف هايي را تعيين كنند و سپس با پيشرفت كارها به صورت دائم كارهاي انجام شده را مورد بررسي قرار دهند.
2. تعيين هدف به وسيله مقامات ارشد سازمان: برنامه هاي مديريت بر مبناي هدف مؤثر و موفق، معمولا به وسيله مديران ارشد شروع ميشوند، يعني همان كساني كه استراتژي سازمان را تعيين ميكنند و هدف هايي را كه اولويت بيشتري دارند در هدف هاي سالانه ميگنجانند.
3. هدف‌هاي فردي:در اجراي برنامه مديريت بر مبناي هدف، مسئوليت‌ها و هدف‌هاي هر مدير و زيردستان، به صورت مشخص تعيين ميگردد. مقصود از تعيين هدفها به صورت مشخص در همه سطوح، اين است كه به كاركنان كمك شود، تا به صورتي دقيق، از اين امر آگاه گردند كه از آنها چه انتظار ميرود. هدف‌هاي فردي بايد در جلساتي كه با مشاركت زيردستان و سرپرستان تشكيل ميگردد، تعيين شود؛ زيرا هر فردي به خوبي ميداند كه از عهده چه كارهايي برميآيد و بدين‌گونه، هدفها را با معيارهاي واقعي و قابل حصول تعيين ميكنند. مديران هم به نوبه خود، ميتوانند زيردستان را ياري كنند؛ تا آنها تصوير روشن‌تري از خواسته‌هاي مديران به دست آورند و در راه از ميان برداشتن موانع به آنها كمك كنند. بدين وسيله مديران، باعث اعتماد بيشتر زيردستان به توانايي‌هاي خود می‌شوند.
4. مشاركت: ميزان مشاركت افراد در تعيين هدفها در سازمان‌هاي مختلف متفاوت است. به عنوان يك قانون كلي ميتوان گفت كه هرقدر مشاركت مديران و زيردستان در تعيين هدفها بيشتر باشد احتمال دستيابي به آن هدفها بيشتر خواهد شد.
5. استقلال در اجراي برنامه: پس از آن كه هدفها تعيين و مورد توافق مديريت و ساير اعضاي سازمان قرار گرفت، در رابطه با شيوه اجراي عمل، افراد از اختيارات بيشتري برخوردارند. مديران در چارچوب سياست‌هاي سازمان براي اجراي برنامه‌ها، ميتوانند آزادي عمل داشته باشند و بدون اين كه تحت نظارت و دخالت مقامات بالاتري قرار گيرند، آن برنامه‌ها را به اجرا درآورند.
6. بررسي عملكردها: مديران و زير دستان هر چند مدت يكبار تشكيل جلسه ميدهند تا پيشرفت كارها را بررسي نمايند. در اين جلسه آنها مسائل به وجود آمده را مشخص ميكنند و آن چه را كه هر يك از آنها براي حل مساله و يا مسائل مزبور ميتوانند انجام دهند را نيز مشخص ميكنند. براي اين كه اين اقدامات به صورت منصفانه و معقول انجام شود نتيجه عملكردها بايد قابل سنجش و اندازهگيري باشد تا به هنگام ارزيابي از قضاوت ذهني استفاده نشود.
محاسن و معايب مديريت بر مبناي هدف:
برخي افراد نظير دمينگ، به شدت مخالف اين شيوه مديريت هستند و معتقدند كه هدف مديريت، بايد توأم با بهبود مستمر باشد و نه يك هدف ثابت.
برخي مطالعات نیز نشان ميدهند، كه مديريت بر مبناي هدف، باعث بهبود در دستيابي به هدفها و افزايش مداوم در بهره‌وري ميشود. همچنين با اين روش ميتوان تلاشهاي مديران را يكپارچه كرد و براي اثربخش كردن مديريت برمبناي هدف بايد آن را بصورت يك نظام فراگير در نظر گرفت؛ نه افزودهاي به كار مديريت.
تجارب كسب شده از كاربرد روش مديريت بر مبناي هدف حاكي از آن است كه اين روش محاسن و معايب متعددي دارد:
الف) محاسن
1. توسعه ارتباط كاركنان و مديران؛
2. ايجاد توافق ميان كاركنان و مديران درمورد محتواي كار و اهميت نسبي وظايف عمده؛
3. بهبود شيوه بكارگيري منابع انساني و بهره‌وري كاركنان؛
4. پيشرفت كاركنان و ارتقاي كيفي مهارت و توانايي‌هاي آنها؛
5. بهبود عملكرد كاركنان و افزايش تعهد آنها به تحقق اهداف؛
6. بهبود معيارهاي ارزيابي عملكرد كاركنان؛
7. بهره‌مندي سازمان از خلاقيت و استعدادهاي بالقوه كاركنان در نوآوري؛
8. بهبود فراگرد برنامه‌ريزي كلي در سازمان.
ب) معايب
1- وقت‌گيري بيش از حد؛
2- تأكيد بيش از حد بر مستندسازي؛
3- عدم امكان تعديل سريع اهدافي كه در عمل، غير منطقي به نظر مي‌رسند؛
4- وابسته بودن اين روش به ميزان حمايت مديران عالي؛
5- توانايي كم بعضي از كاركنان در تعيين اهداف.